Les données comptables et administratives sont d’une importance capitale au sein d’une entreprise. Elles doivent être toujours conservées pour renseigner sur différents éléments marquant l’évolution des activités de celle-ci. Dans la plupart des cas, ces données sont archivées sous forme de documents en papier. Cependant, ceux-ci peuvent se perdre, être abîmés ou encore être volés. Pour assurer leur sécurité et pour une facilité d’accès, les entreprises ont recours à la saisie informatique de ces fichiers. Mais il s’agit d’une tâche chronophage qui demande du temps et des ressources matérielles importantes. Comment faire pour l’optimiser pour une meilleure organisation des données de sa structure ?
Procéder à la formation d’une équipe compétente en interne
Si la société souhaite établir une équipe au sein même de l’établissement, il est obligatoire de rassembler des agents compétents. Le mieux serait de créer un pôle dédié à la saisie informatique. La mission de ce service sera notamment d’assurer la collecte et le traitement des données de l’entreprise pour qu’elles soient facilement accessibles aux collaborateurs de l’entreprise. Par ailleurs, il est vivement conseillé de bien former les agents dédiés au poste. Cela permettra d’optimiser grandement les tâches de saisie qui seront à la fois rapides et efficaces.
Déjà, l’équipe doit maîtriser tous types de saisie de données et de supports. Généralement, un service de saisie informatique qu’il soit interne ou externe doit manipuler différents types de données tels que les montants, les dates, les chiffres, les formules, les textes…
D’autres compétences doivent également s’ajouter aux précédentes. Un opérateur de saisie doit être à l’aise dans la manipulation d’un ordinateur. Il sera amené à saisir les manuscrits, les documents, les enregistrements pour ensuite les stocker, les numériser ou tout simplement pour alimenter une base de données.
Sachant que le métier a beaucoup évolué, l’équipe est aussi contrainte de maîtriser des logiciels spécifiques. Ces moyens innovants procurent des outils de vérification, d’extraction et de transfert automatique vers la base de données des ordinateurs. Actuellement, il est possible de choisir et de mettre au service du pôle de saisie de données des logiciels tels que Jotform, Rossum ou encore ElectroNeek Studio IDE.
Externaliser la saisie de données
Actuellement, les structures sont nombreuses à gérer un important volume de données au quotidien. Avec la démocratisation du digital, elles sont obligées d’assurer la numérisation de ces dernières. C’est une réelle obligation sachant l’univers concurrentiel rude actuel. D’autant plus que le RGPD contraint toutes les institutions, les collectivités et les entreprises à conserver leurs informations. Il exige d’ailleurs la mise en place d’un SAE ou Système d’Archivage Electronique. Le but de ces dispositions est surtout de permettre aux utilisateurs d’avoir un accès facile aux données et de renforcer leur traçabilité et leur sécurité.
Dans ce cas, pour mener à bien la saisie informatique sans pour autant perdre un temps précieux dans sa réalisation, bon nombre d’entreprises la confient à des spécialistes dans le domaine. Il s’agit souvent d’une entreprise spécialisée qui emploie une équipe d’opérateurs de saisie opérationnelle, compétente et expérimentée. Sachant qu’il s’agit de son cœur de métier, elle est en mesure de traiter différents types de projets. Elle a donc la possibilité de réaliser ses missions d’une manière optimale et dans les temps. Elle n’a pas besoin de formations.
Une société externalisée peut se charger de différentes tâches pour le compte d’un commanditaire. Il peut effectuer la saisie informatique, la vérification, la mise en page, la numérisation, le tri, la retranscription de discours ou d’une réunion, le contrôle de la conformité des documents, la mise à jour de bases de données…
Il faut dire que l’entreprise bénéficie d’avantages intéressants en externalisant les tâches de saisie. Déjà, les tarifs sont fixés en fonction des tâches effectuées. Elle n’aura pas non plus à recruter et former un personnel supplémentaire. Elle aura un parfait contrôle de son budget tout en bénéficiant d’un travail de qualité.
